入社が決まった入社社員は、会社に期待がある一方で心配もあり緊張している方もいます。新しい会社へ安心して働いてもらえるよう入社準備をしっかりとしましょう。現職がある場合は、現職での手続きも必要となります。引継ぎもある中での準備となりますので、迅速に行うことが大切になります。
こちらの記事では、人事総務担当者の入社手続きを解説いたします。
内定通知と本人の入社の意思を確認するための書類です。雇用契約書には実際の雇用内容を労働基準法に基づき作成し、内容を確認してもらいます。
入社社員に準備してもらう書類等をメールや手紙で送ります。参考例を載せますので、カスタマイズしてご利用ください。
メール例）
野窓 総太 様
この度は、素桃ソフト株式会社に入社をご決断頂きましてありがとうございました。
入社手続きに必要なものをご連絡いたしますので、ご準備をお願いいたします。
(1)入社日にお持ちいただくもの
・印鑑
・給与振込の銀行口座番号
・雇用保険者番号
・基礎年金番号
・マイナンバー通知書またはマイナンバーカード（被扶養者分を含む）
・身分証明書（運転免許証又はパスポートなど）
・卒業証明書のコピー又は卒業証書のコピー
・給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者移動届出書（住民税の天引き手続きのため）
前職からの発行がなければ、市区町村からの住民税納付書をお持ちください。
・前職で確定拠出年金がございましたら、弊社確定拠出年金制度に移管頂きます。
前職での記録関連運営管理機関名称（下記のいずれか）を確認してご来社ください。
*SBIベネフィット・システムズ
*損保ジャパン日本興亜DC証券
*日本インベスター・ソリューション・アンド・テクノロジー
*日本レコード・キーピング・ネットワーク
・源泉徴収票（年末調整に必要です。前職から届かない場合は、届いてからで結構です。）
(2)入社までにメールで送信いただくもの
・交通費申請書
・社員証用の写真のデータ
背景が無地であれば、スマホやデジカメ撮影のものでかまいません。
(3)入社初日
20xx年4月1日(水)9時に受付より担当をお呼び出しください。
入社にあたり、ご不明な点がありましたらご遠慮なくお知らせください。
野窓様と一緒に働けることを一同楽しみにしております。
勤怠システムや人事システムへの登録、社員証発行手配などを行います。
承認ルートや有給休暇の日数などの登録も忘れずにしましょう。
社員証・パソコン・業務用スマホなど
・雇用保険被保険者証：雇用保険加入のための番号。新入社員は新たに採番するので不要です。中途採用社員は前職の取得時の番号を引き継ぎます。
・基礎年金番号：厚生年金加入のための番号。年金手帳で確認します。会社で預かる事業所、個人保管の事業所いずれもありますがどちらかに統一しましょう。
・源泉徴収票：年末調整時に前職の収入と社会保険を合算して行うために必要です。前職の最終給与がまだの場合は、届き次第提出してもらいます。
・卒業証書の控え：人事システムに登録するため、学歴に記載された内容が正しいかを確認します。
・身分証明書：マイナンバーを確認するため必要です。確認後は速やかに返却します。
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書：給与計算時に税金を計算するために必要です。被扶養者の人数や所得の確認をします。
・健康保険被扶養者（異動）届：健康保険に被扶養者加入のために必要です。
・マイナンバー届：社会保険加入時、税金納入時に必要です。
・給与振込先申請書：給与振込口座を登録するための書類です。
・身元保証書（緊急連絡先）：入社後に会社に損害を与えてしまった場合の保証人、勤務時間内に体調を崩してしまった場合の連絡先は記入してもらいましょう。
・個人情報保護法に基づく誓約書：在籍中、個人情報を利用します。そのうえで個人情報を漏洩しない旨の誓約書となります。
コメント